Jeudi 1^er avril, il est 20h00, on vient tout juste de débarrasser la table pour passer au dessert, aujourd’hui on a choisi la simplicité, c’est yaourt pour tout le monde, on n’a pas le temps de préparer quelques choses de plus sophistiquée car on devait tous se retrouver devant le poste de télé. Nous ne sommes pourtant pas des grands consommateurs des programmes télévisés, mais aujourd’hui est un jour spécial, mes enfants ont attendu ce moment de la journée depuis leur réveil. Il faut dire que si on ne sait pas comment télétravailler efficacement. Ce que nous apprêtons à voir et à entendre risque de chambouler nos quotidiens pendant un bon bout de temps.

Confinement déconfinement puis reconfinement 

Ce soir le président doit faire une déclaration importante. Et d’après les journaux, quand c’est le président qui est envoyé au front pour annoncer des nouvelles aux citoyens, c’est que ces nouvelles risquent d’être d’une grande importance. Ceci explique le fait qu’à l’école des enfants, comme dans toutes les écoles de la région, peut-être même de la France entière, les élèves n’ont qu’un seul sujet dans la bouche : confinement ou pas confinement ? école en présentiel ou en distanciel ? Comment faire pour télétravailler efficacement?

La crise de la covid a modifié à jamais nos comportements et habitudes. Dans un passé encore très ressent, on n’entendait jamais des expressions comme covid, confinement, deconfinment, reconfinement, distanciel, présentiel, demi-jauge, télétravail, consultation en vision, zoom, … et la liste est encore longue. Il est plus que vital de reprogrammer notre logiciel interne pour qu’il soit adapter avec l’évolution de la crise et ses conséquences sur nos quotidiens. Et notamment pour télétravailler efficacement

Bien gérer son temps est la solution pour télétravailler efficacement

Rester à la maison toute une journée avec le droit pour sortir prendre l’air est une situation très éprouvante, physiquement et psychiquement aussi. Il faut s’armer de patience et surtout d’une bonne gestion de son temps pour tenir face à cette situation.

Je suis quelqu’un qui aime faire beaucoup de choses en même temps, de nature très actif. Pendant la dernière crise sanitaire, je gérais simultanément 5 activités différentes :

• Membre actif dans une équipe de recherche et développement d’un projet de conception de dirigeable capable de transporter des charges très lourdes. Le but est de participer à des missions de sauvetage dans des zones très reculées et inaccessibles par les moyens ordinaires. (Exemple de mission : extinction de feu en haute montagne, transport d’hôpital en kit par exemple …). En tant qu’ingénieur mécanique, je m’occupais de la conception du système de stabilisation de la charge transportée.
• Formateur de jeunes en voie de professionnalisation
• Membre fondateur de la plateforme cuisine de base, qui permet de former des gens dans les métiers de la restauration. Je les accompagne à passer un CAP cuisine en candidat libre.
• Créateur du blog d’apprentissage des mathématiques et programmation python. La mission du blog est d’aider des élèves de lycée et étudiant dans le supérieur à apprendre les maths et la programmation avec le langage python par des exemples très concret de la vie courante.
• Et enfin, l’activité la plus importante de toutes, est d’être père de 4 enfants dont deux en école primaire et une au collège. A elle seule, cette dernière activité peut prendre la totalité de la journée si on n’est pas préparé. 

Etre organisé pour télétravailler efficacement

Alors si je dois encore une fois rester à la maison, j’ai intérêt à connaitre quelques astuces pour télétravailler efficacement. Et heureusement que je suis bien préparé à cette situation. Je vais donc vous partager quelques conseils qui m’ont aidé à télétravailler efficacement. Et que vous pouvez utilisez si vous Devez travailler depuis chez vous.

Cet article participe à l’évènement “Télétravail : Votre meilleure astuce pour rester productif quand on travaille de chez soi” du blog Blogueur Pro. J’apprécie beaucoup ce blog, et en fait mon article préféré est celui-ci.

Comment télétravailler efficacement et être productif

Alors pour pouvoir jongler avec les différentes casquettes, j’ai mis en place une organisation très stricte. Voici en détails les 8 points qui constituent l’organisation que j’ai utilisée pour télétravailler efficacement:

Le mindset pour télétravailler efficacement

Le mindset est tout simplement l’état d’esprit à avoir pour aller au bout de ses objectifs. En ayant un état d’esprit solide, rien ni personne ne peut empêcher l’aboutissement d’un projet. L’état d’esprit je le qualifie par une phrase : « à quel point on est déterminé à réussir » car avec de la volonté on peut tout faire. Et quand on est amené à travailler depuis chez soi, préparer son mindset est la première étape pour télétravailler efficacement.

Il existe plusieurs manières qui permettent de travailler son mindset, et de mon point de vue, les affirmations quotidiennes sont un très bon début pour formater son cerveau à intégrer la réussite au subconscient et retrouver la confiance en soi. Concrètement, il suffit de répéter chaque jour une phrase motivante qui pousse à aller de l’avant, il existe de nombreux blogs et sites internet spécialisés dans le sujet, il suffit de faire un tour et de sélectionner une dizaine d’affirmations positives.

Programmer sa journée au préalable

Le deuxième point que je trouve important est la planification de la journée pour ne rien laisser au hasard, il n’est évidemment pas tout le temps possible de tout prévoir à l’avance, il faut cependant établir un ordre de priorité des tâches et commencer la journée directement avec les tâches les plus importantes. En général, plus une tâche est importante plus elle permet de faire un pas vers l’aboutissement de l’objectif. 

Le fait de planifier la journée a un autre bénéfice, c’est le fait d’éliminer certaines tâches toxiques qui sont inévitables et très consommatrices du temps. Comme les corvets ménagères, faire à manger, faire les devoirs avec les enfants etc… Vous trouverez plus loin des astuces pour mieux gérer ce type de tâches. Ceci est indispensable pour télétravailler efficacement.

Rester focus pour télétravailler efficacement

Cela pourrait se traduire par rester concentré et faire une tâche après l’autre. Comme toutes les qualités de productivité, celle-ci aussi elle se travaille. Voici quelques idées qui permettent de travailler la concentration

• Avant de se mettre au travail, éliminer toute source de distraction, mettre le téléphone en mode avion, retirer les notifications des réseaux sociaux…
• Prévenir son entourage qu’on ne souhaite pas être dérangé pendant une certaine plage horaire
• S’isoler dans un endroit de préférence avec une porte qu’on peut fermer
• Le cerveau humain est facilement influençable par les choses qui sont dans son champs de vision, d’où l’importance de travailler sur un bureau vide et un endroit bien rangé
• Si possible, commencer la journée très tôt le matin avec les tâches qui demandent le plus de concentration.

Alors vous pourrez constater que le fait de rester focus et bien concentré est une bonne astuce pour télétravailler efficacement.

Automatiser un maximum

Certaines tâches sont récurrentes, et à la longue elles deviennent chronophages. En fonction du domaine d’activité, il faut détecter ce type de tâches et réfléchir sur une manière de les rendre automatiques. Il s’agit de solutions toutes simples, comme par exemples :

• Mettre en place une page où on regroupe dedans une liste de questions fréquemment posées et demander aux gens concernés, avant de nous solliciter, allez voir s’il n’y a pas la réponse à leur question.
• Paramétrer sa boite mail de manière à envoyer des réponses automatiques. On peut tout simplement informer les gens qu’on ne consulte la boite mail que pendant une heure précise de la journée et qu’ils doivent trouver une alternative en cas d’urgence. Et rien à elle seule, cette dernière astuce est la clé pour télétravailler efficacement.

Et parmi les tâches qui peuvent aussi être inévitable et chronophages, il y a les tâches ménagères, les devoirs avec les enfants et le manger. Voici mes solutions pour passer un minimum de temps à effectuer ces tâches.

Parents et télétravail efficace

En tant que parent, nous sommes responsables d’offrir à nos enfants les meilleures conditions de vie. A commencer par la nourriture, l’habillement, logement décent … 

Il est de notre devoir aussi de les orienter dans la vie et de les aider pour faire les bons choix. Mais beaucoup de parents confondent aider par assister. Ce n’est pas la même chose, je dirais même qu’ils ont des effets complétement opposés. Par exemple, ma fille qui est au collège a une dizaine de profs, lors du premier confinement, on était obligé de faire école à la maison, c’était un calvaire comme pas possible.

Les profs ont essayé tant bien que de mal à assurer la continuité pédagogique, mais malheureusement les outils d’enseignement à distance que l’éducation nationale préconise ne sont pas fiables, et par conséquent c’était l’anarchie totale. En tant que parent, on devait prendre les choses en mains. On contactait l’établissement scolaire pour entrer en contact avec les profs. Pour qu’ils nous envoient les cours et devoirs des enfants. On devait ensuite expliquer les cours aux enfants, les aider à faire les devoirs puis envoyer aux profs… 

Responsabiliser plutôt que d’assister

On est d’accord que ce n’est pas possible de travailler de la sorte plus d’un jour ou deux. Pour pallier à cela, j’ai créé une adresse mail à ma fille, puis je lui ai appris à envoyer des mails à ses profs pour leur poser des questions en cas de besoin.

Et pour éviter les questions récurrentes du genre, papa ça veut dire quoi ce mot? J’ai appris à mes enfants d’utiliser le dictionnaire très tôt. Parfois ils trouvent que c’est long et même que l’utilisation des dictionnaires est une pratique ancestrale en présence de Google 🙂

Je leur ai donc expliqué les résultats de recherche donnés par google, et qu’il ne faut pas forcément s’arrêter au premier résultat et qu’il faut avoir un oeil critique envers les résultats de recherche par google. Je leur aussi fait découvrir wikipedia et certains dictionnaires en ligne.

Ces quelques mesures m’ont permis de presque éliminer le temps que je passais à leur faire les devoirs. Je leur ai expliqué certaines choses qu’ils peuvent trouver par eux même en faisant juste quelques petites recherches. Et ça les amuse et ça me permet de télétravailler efficacement

Mettre en place des défis qui permettent d’augmenter la productivité

Les défis sont un excellent moyen pour se forcer à travailler même Si on manque de motivation. Le mieux est de Faire des challenge en groupe, cela permet d’avoir un esprit de compétition et de surpasser rien qu’en se comparant avec les autres membres du groupe de challenge. J’ai participer récemment un défi de rédaction d’un article par jour, et cela m’a permis d’avoir en seulement trente jours ce que je n’ai pas pu faire en 4 mois.

Mettre en place des rituels collectifs et individuels

Les rituels sont des actions effectuées selon une fréquence bien déterminée. Voici quelques rituels que j’ai pratiqué et qui m’ont été bénéfiques:

• Consulter la boite mail une seule fois par jour de 11h00 à midi
• Une réunion par semaine avec mon équipe de projet, le jeudi de 11h00 à 13h00
• 20 minutes de sport tous les jours à 20h00
• …

Batch cooking pour passer moins de temps en cuisine

Le batch cooking est un mot anglais qui désigne une pratique culinaire importée de chez nos voisins anglo-saxon. Cette pratique consiste à cuisiner en une seule fois les repas de toute une semaine. C’est une pratique qui a révolutionné le quotidien de beaucoup de jeune actifs en quête de temps. En fonction de ce que l’on aime manger, il existe énormément de blogs et pages web qui montrent des méthodes pratiques pour pratiquer le Batch cooking.

Voila en quelques lignes comment je m’organise pour rester motiver et surtout productif en travaillant à la maison sur plusieurs projets à la fois. Et sans oublier les tâches ménagères et les devoirs des enfants. J’espère que j’ai réussi à vous inspirer, et n’hésitez pas de me faire part de vos commentaires.